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Darf ich nur Daten von Mitgliedern speichern?

Um personenbezogene Daten im Verein speichern zu dürfen, haben wir inzwischen gelernt, das wir Mitgliederdaten speichern dürfen, da wir an dieser Stelle einen Vertrag erfüllen. Aber dürfen wir auch außerhalb bestehender „Mitgliederverträge“ personenbezogene Daten speichern?

Hierzu müssen wir uns mal den §6 DSGVO anschauen. Hier gibt es 6 Kriterien, für die eine Speicherung zulässig ist.

Diese lauten:

  1. a) Einwilligung des Betroffenen. Die Person hat eine Speicherung erlaubt. Dies bedeutet, dass die Person der Speicherung zugestimmt hat – schriftlich, mündlich oder konkludent. Im Zweifelsfall muss der Verein aber die Zustimmung beweisen können. Dies betrifft z.B. Teilnehmer eines Marathons, die nicht zum Kreise der Mitglieder zählen. Hier sollte der Verein sich die Einwilligung zur Speicherung personenbezogener Daten unterschreiben lassen.
  2. b) Zur Vertragserfüllung Dies betrifft unsere normalen Mitglieder, die wie oben schon beschrieben einen Vertrag mit dem Verein geschlossen haben.
  3. c) zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. In diesem Beispiel ist geregelt, dass personenbezogene Daten beispielsweise 10 Jahre gespeichert werden müssen, da Belege für das Finanzamt vorzuhalten sind.
  4. d) Zur Wahrung lebenswichtiger Interessen. Da hier Fälle gemeint sind, die das Leben oder die Gesundheit betreffen, beispielsweise bei Naturkatastrophen oder vom Menschen verursachte Katastrophen, ist die Bedeutung für die Praxis gering.
  5. e) Im öffentlichen Interesse liegende Aufgabe und Ausübung öffentlicher Gewalt. Dies ist die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten beispielsweise in Gemeinden oder Kommunen.
  6. f) zur Wahrung eines berechtigter Interessen – Mit diesem „Gummiparagraphen werden wir uns morgen beschäftigen.

Was wir zum jetzigen Zeitpunkt aber schon feststellen können, ist die Eindeutigkeit des Buchstaben a). Wenn wir also Daten von Personen, die nicht zum Mitgliederstamm zählen speichern wollen, wie z.B. fremde Kursteilnehmer, fremde Turnierteilnehmer, Nichtmitglieder die an einem Musikkurs teilnehmen, sollten wir diese auf einer Einverständniserklärung unterschreiben lassen. Das ist in diese Fall die eleganteste Lösung.

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