Die elektronische Belegablage

Was in Firmen schon lange Gewohnheit ist, wird nun auch in Netxp:Verein möglich: Die elektronische Belegablage.

Ein altes Problem, eine neue Lösung

Die Problematik der Belegbehandlung kennt sicher jeder Schatzmeister. Immer auf der Suche nach fehlenden Belegen oder oftmals ein Ärgernis, mit dem, sagen wir mal, physikalisch bedenklichen Zuständen, bei abgegebenen Rechnungen. Eine Archivierung dieser Originalbelege in Ordnern wird häufig zur Sisyphusarbeit.

Mit der neuen, optionalen Belegablage in Netxp:Verein haben wir uns dieses Problems angenommen. Die Belegablage bildet den Grundstock, und dient als Belegspeicher, sie wird wie Ihre Vereinsdatenbank auf den Servern der Netxp GmbH gehostet. Bei der Zuführung der Belege in die neue Belegablage bieten wir zahlreiche Möglichkeiten. Entweder ziehen Sie die Beleg PDF’s einfach in die neue Netxp:Verein Online-Festplatte oder Sie scannen die Belege und diese werden mit einer Ordnerüberwachung direkt in die Belegablage übernommen. Sollten Sie noch keine Scanner haben, bieten wir zwei Modelle mit an.

Nach dem die Belege im Archiv vorhanden sind, können diese den Buchungen zugeordnet werden und bleiben mit diesen untrennbar verbunden. Das heißt für Sie als Schatzmeister, dass Sie jeden Beleg nur einmal in die Hand nehmen müssen, zum Scannen. Natürlich ist es auch möglich, Buchungen erst im Nachgang mit den entsprechenden Belegen auszustatten.

Dank dieser neuen Beleghaltung genießen Sie eine Menge Vorteile. Zum Einen sind die Belege sicher aufbewahrt und können nicht „verschwinden“, zum Anderen kann im Journal nach Buchungen gefiltert werden, denen noch kein Beleg zugeordnet ist. Auch ist es nun möglich das Kassenbuch mit Belegen zu drucken. Bei dieser Kassenbuchart wird die Belegnummer der jeweiligen Buchung automatisch rechts oben auf dem Beleg gedruckt. Sollte sich die Buchungsnummer ändern, ändert sich natürlich auch die Buchungsnummer auf dem Beleg.

Der Kassenprüfer

Ein weiterer Vorteil ist die Einführung eines neuen Benutzerrechts: Der Kassenprüfer.

Dieser neue Benutzer wird vom Administrator des Vereins angelegt. Im Gegensatz zu einem „normalen“ Benutzer, gibt aber der Admin hier nur den Namen und die Emailadresse des Kassenprüfers an. Dieser erhält direkt von Netxp:Verein eine Email mit seinen Zugangsdaten. So ist es den übrigen Benutzern im Verein unmöglich, sich unberechtigterweise als Kassenprüfer anzumelden.

Der Kassenprüfer muss nach der ersten Anmeldung in Netxp:Verein sein Passwort aus Sicherheitsgründen ändern. Nach der Passwortänderung kann sich der Prüfer alle bereits getätigten Buchungen in Netxp:Verein ansehen und den dazugehörenden Beleg öffnen. Nach erfolgter Prüfung kann die Buchung mit dem Vermerk „geprüft“ oder „unter Vorbehalt“ versehen werden. So findet eine laufende Kassenprüfung durch die Kassenprüfer statt, ohne hier einen separaten Termin zur Prüfung vereinbaren zu müssen.

Optional mit Netxp:Scanner

In der Anlage erhalten Sie den Bestellschein für die elektronische Belegablage. Ebenfalls finden Sie in der Anlage ein Bestellblatt für die von uns empfohlenen Dokumentenscanner der Firma Fujitsu. Bei der Bestellung eines oder mehrerer Dokumentenscanner bei der Netxp GmbH erhalten Sie ebenfalls auf Wunsch, kostenlosen Support bei der Einrichtung der Scanner (via Fernwartung).

Sollten Sie bereits einen Scanner besitzen, kann die elektronische Belegablage natürlich auch mit diesem bedient werden.

Bestellblatt elektronische Belegablage

Bestellblatt Scanner

Ansicht: Elektronische Belegablage