Beitragseinzug

Grundvoraussetzung für einen korrekten Mitgliedsbeitragseinzug ist die korrekte Zuweisung Ihrer Beiträge an die entsprechenden Mitglieder mit entsprechender Zahlart (Lastschrift, Überweisung oder Bar) und die korrekte Einrichtung einer Barkasse (kann auch pro Forma sein) und eines Online-Banking Kontos für die Lastschriften (sofern vorhanden).

1. Kontodatenprüfung

Die Kontodatenprüfung hilft Ihnen evtl. Rücklastschriften zu vermeiden. Über umfangreiche Prüfungen wird die Gültigkeit von IBAN und BIC überprüft. Vermutlich fehlerhafte Kontoverbindungen werden in der Kontodatenprüfung angezeigt und bedürfen einer genaueren Betrachtung.

Sollten Sie sehr viele „BIC Fehlerhaft“ Meldungen erhalten, klicken Sie bitte auf „Fehlerhafte BICs berechnen"; damit wird die Berechnung von IBAN und BIC neu ausgeführt und die neuen BIC’s werden in Ihren Mitgliedern gespeichert.

2. Beitragseinzug Vorauswahl

Im Menü unter „Buchungen“ finden Sie die „Massenbuchung“.

A - Falls für eine Beitragsabrechnung eine oder mehrere Vorlagen angelegt (z. B. bei einem Testlauf in Schritt 3) wurden, kann die gewünschte Abrechnungsvorlage hier ausgewählt wurden.
B - Auf dieses Online-Banking Konto werden die Lastschriften gutgeschrieben und auf dieses Konto zahlen die Überweisungszahler ein (steht auf der Beitrags-Rechnung des Mitglieds).
C - Unter diesem Namen wird der Beitragseinzug gespeichert. Standardeintrag ist "Buchungsliste vom [Datum] [Uhrzeit]". Sie können hier auch einen Namen eintragen, der Ihnen auch noch in späteren Jahren sagt, was hier eingezogen wurde (Bsp.: Beitragseinzug für 01.2026).
D - Hier wählen Sie "Beiträge".
E - Hier stellen Sie ein, wann die Lastschrift bei Ihren Mitgliedern eingezogen wird. Achten Sie darauf, das Datum nicht kürzer zu setzen als vorgeschlagen, da dann der Einzug mit großer Wahrscheinlichkeit nicht von der Bank angenommen wird. Viele Banken nehmen Lastschriften, die eine Vorlaufzeit von 28 Tagen überschreiten, nicht an. Sie können aber trotzdem ein weiter in der Zukunft liegendes Datum wählen, müssten aber beim Bankenübertrag abwarten, bis der Übertrag möglich ist.
F - Hier stellen Sie ein, zu welchem Datum die Beiträge in die Abrechnung einfließen sollen. Das ermöglicht auch rückwirkende Abrechnungen.
G - Dieser Text erscheint auf dem Kontoauszug des Mitglieds. Bitte halten Sie sich hier so kurz wie möglich, da hier max. 140 Zeichen zur Verfügung stehen und im System .
H - Hier lässt sich bereits die E/A-Stelle Ihres Kontenrahmens festlegen, auf die die eingehende Zahlung der Beitrags-Lastschrift gebucht werden soll.
I - Hier können Sie eine Sparte festlegen, der die eingehende Zahlung der Beitrags-Lastschrift zugeordnet werden soll.

3. Beitragseinzug Schritt 2

A – Sie wollen alle Beiträge einziehen? Dann setzen Sie hier einen Haken.
B – Sie wollen alle Beiträge einer Sparte einziehen? Dann setzen Sie hier einen Haken.
C – Um einzelne Beiträge (auch Spartenübergreifend) einzuziehen, setzen Sie einzelne Haken in den jeweiligen Zeilen.

Grundsätzlich gilt: Beiträge, die in der aktuellen Periode bereits eingezogen wurden werden kein zweites Mal eingezogen. Das heißt, Sie können eigentlich immer alle Haken setzen.

4. Beitragseinzug Schritt 3

In der Übersicht sehen Sie die Zusammenfassung Ihres Beitragseinzugs kurz vor Fertigstellung. Aufgeteilt in die Zahlarten.
A – Mit Klick auf die Zeile oder das „v“ Symbol kann die Gruppe erweitert werden und Sie sehen die Details der jeweiligen Zahlart.

Es werden stets alle aufgelisteten Beiträge abgerechnet, auch wenn Sie einzelne markieren. Über den Button "Funktionen anzeigen" rechts oben können Sie für ausgewählte Positionen die Bezahlmethode ändern oder diese Buchungen von der Abrechnung ausnehmen.

Sollten die Daten in Ordnung sein, klicken Sie auf

um den Beitragseinzug abzuschließen.

Die Lastschriften werden in den Bankenübertrag gestellt und können mit einem Klick auf „Ausführen“ zur Bank gesendet werden.

Häufige Fehlerquellen:

Im Schritt 3 werden keine oder zu wenige Buchungen angezeigt.

• Es wurde bereits ein Beitragseinzug veranlasst und zur Bank gesendet. Sollte dies der Fall sein kann für die gleiche Periode kein erneuter Einzug ausgeführt werden.
• Das Eintrittsdatum des Mitglieds liegt in der Zukunft.
• Der Status des Mitglieds ist „ausgetreten, verstorben, inaktiv oder Nichtmitglied“
  
  Anschließend führen Sie den Beitragseinzug erneut aus.

Sonderfall: Es wurde bereits ein Beitragseinzug veranlasst und nicht zur Bank gesendet. In diesem Fall sind die Lastschriften als Sammellastschrift immer noch im Bankenübertrag und können weiterhin an die Bank gesendet werden. Falls diese Lastschriften teilweise oder insgesamt fehlerhaft sind, dann löschen Sie die Buchungsliste unter "Buchungen - Buchungsliste" und führen eine neue Massenbuchung für den Beitragseinzug durch.

Im Schritt 3 - Es fehlen einzelne Mitglieder

• Für das Mitglied wurde ein Einzelbeitrag für diese Periode bereits berechnet.
• Das Mitglied hat keinen Beitrag oder einen 0.-€ Beitrag.
• Das Beitragsbeitrittsdatum des Mitglieds liegt in der Zukunft.

Anschließend führen Sie den Beitragseinzug erneut aus.

Im Schritt 3 werden Mitglieder als Überweiser eingestuft, obwohl sie Kontodaten haben.

• Im Register „Beiträge“ dieser Mitglieder ist eingestellt, dass per Überweisung bezahlt wird.
• Im Register „Kontodaten“ ist bei diesem Mitgliedern kein Haken bei „SEPA Lastschrift erlaubt“ oder es ist kein „SEPA Lastschrift Datum“ hinterlegt.

Anschließend führen Sie den Beitragseinzug erneut aus.

Der Beitrag eines Mitglieds wird in der falschen Höhe angezeigt.

• Diesem Mitglied wurde ein altersabhängiger Beitrag vergeben oder das Geburtsdatum des Mitglieds fehlt oder ist falsch.
• Bei berechneten Beiträgen liegt ein Fehler im Feld „Multiplikator“ vor oder der Inhalt des verbundenen „Eigenen Feldes“ ist falsch.

Anschließend führen Sie den Beitragseinzug erneut aus.

Unterstützung beim Beitragseinzug: Wir bieten jedem Verein an, diesen beim Beitragseinzug durch unseren Support zu unterstützen. Jedoch bitten wir um Verständnis, dass das nicht im Rahmen des regulären Supports enthalten ist und als Arbeitsleistung berechnet wird sowie geplant werden muss. Je angefangene 10 Minuten berechnen wir 15,00 € inkl. MwSt. und meist sind für die Unterstützung 20 bis 30 Minuten nötig. Vereinbaren Sie also bei Bedarf rechtzeitig einen Termin unter info@netxp-verein.de