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Freitag, 30. Oktober 2015 00:00
Ab Anfang Dezember erhältlich - Die Belegablage – Vereinsbuchhaltung in einer neuen Dimension
Was in Firmen schon lange Gewohnheit ist, wird nun auch in Netxp:Verein möglich: Die Belegablage.
Die Problematik der Belegbehandlung kennt sicher jeder Schatzmeister. Immer auf der Suche nach fehlenden Belegen oder oftmals ein Ärgernis, mit dem, sagen wir mal, physikalisch bedenklichen Zuständen, bei abgegebenen Rechnungen. Eine Archivierung dieser Originalbelege in Ordnern wird häufig zur Sisyphusarbeit.
Mit der neuen, optionalen Belegablage in Netxp:Verein haben wir uns dieses Problems angenommen. Die Belegablage bildet den Grundstock, und dient als Belegspeicher, sie wird wie Ihre Vereinsdatenbank auf den Servern der Netxp GmbH gehostet. Bei der Zuführung der Belege in die neue Belegablage bieten wir zahlreiche Möglichkeiten. Entweder ziehen Sie die Beleg PDF’s einfach in die neue Netxp:Verein Online-Festplatte oder Sie scannen die Belege und diese werden mit einer Ordnerüberwachung direkt in die Belegablage übernommen. Sollten Sie noch keine Scanner haben, bieten wir zwei Modelle mit an.
Nach dem die Belege im Archiv vorhanden sind, können diese den Buchungen zugeordnet werden und bleiben mit diesen untrennbar verbunden. Das heißt für Sie als Schatzmeister, dass Sie jeden Beleg nur einmal in die Hand nehmen müssen, zum Scannen. Natürlich ist es auch möglich, Buchungen erst im Nachgang mit den entsprechenden Belegen auszustatten.
Dank dieser neuen Beleghaltung genießen Sie eine Menge Vorteile. Zum einen sind die Belege sicher aufbewahrt und können nicht „verschwinden“, zum anderen kann im Journal nach Buchungen gefiltert werden, denen noch kein Beleg zugeordnet ist. Auch ist es nun möglich das Kassenbuch mit Belegen zu drucken. Bei dieser Kassenbuchart wird die Belegnummer der jeweiligen Buchung automatisch rechts oben auf dem Beleg gedruckt. Sollte sich die Buchungsnummer ändern, ändert sich natürlich auch die Buchungsnummer auf dem Beleg.
Ein weiterer Vorteil ist die Einführung eines neuen Benutzerrechts: Der Kassenprüfer.
Dieser neue Benutzer wird vom Administrator des Vereins angelegt. Im Gegensatz zu einem „normalen“ Benutzer, gibt aber der Admin hier nur den Namen und die Emailadresse des Kassenprüfers an. Dieser erhält direkt von Netxp:Verein eine Email mit seinen Zugangsdaten. So ist es den übrigen Benutzern im Verein unmöglich, sich unberechtigterweise als Kassenprüfer anzumelden.
Der Kassenprüfer muss nach der ersten Anmeldung in Netxp:Verein sein Passwort aus Sicherheitsgründen ändern. Nach der Passwortänderung kann sich der Prüfer alle bereits getätigten Buchungen in Netxp:Verein ansehen und den dazugehörenden Beleg öffnen. Nach erfolgter Prüfung kann die Buchung mit dem Vermerk „geprüft“ oder „unter Vorbehalt“ versehen werden. So findet eine laufende Kassenprüfung durch die Kassenprüfer statt, ohne hier einen separaten Termin zur Prüfung vereinbaren zu müssen.
Freitag, 30. Oktober 2015 00:00
ePost – die moderne Art Briefe zu versenden
Die Arbeiten an der ePost-Schnittstelle sind abgeschlossen und wurden von der Deutschen Post abgenommen. Momentan sind die freiwilligen Tester dabei die Schnittstelle zu verwenden. Wenn die Schnittstelle fertiggetestet wurde, werden Sie in einer separaten Mail informiert.
Nach Ablauf dieser Testphase können alle Vereine die ePost Schnittstelle kostenlos verwenden. Nur die Gebühren der deutschen Post (Grundgebühr und Porto) werden bei einem Versand fällig. Sollte der Brief an eine „nicht ePost Adresse“ gesendet werden, wird der Brief bis zu zwei Seiten schwarz/weiß kostenlos von der Post gedruckt und auf dem klassischen Weg versendet. Bei mehr als zwei Seiten und/ oder Farbdruck ersehen Sie die Preise hier
Um sich die Grundgebühr in Höhe von 2,10 € netto für 12 Monate zu sparen haben wir von der Post einen Aktionscode bekommen, den alle Netxp:Verein Nutzer auf Anfrage von uns erhalten.
Nach der Registrierung und Freischaltung durch die Deutsche Post können auch Sie die Schnittstelle verwenden. Um einen Brief über die ePost zu versenden, verwenden Sie bitte die Serienbriefvorlage Netxp:Verein – ePost Serienbrief. Diese Vorlage verfügt über die richtigen Einstellungen für das Adressfeld und das Absenderfeld. Bitte verändern Sie die Positionen nicht, da es ansonsten dazu führen kann, dass die Briefe nicht zugestellt werden können.
Wenn die Serienbriefe nun auf Basis dieser Vorlage erstellt wurden, können diese in der Dokumentenverwaltung markiert und mit einem Klick auf die Schaltfläche „Als ePost senden“ an die Post übertragen werden. Hier klickt man dann nur noch auf "senden" und bestätigt den Versand per SMS TAN.
Mittwoch, 30. September 2015 00:00
Netxp:Verein Werbebanner
Sicher sind Sie begeistert von den Möglichkeiten, die Netxp:Verein bietet. Warum also nicht für Netxp:Verein Werbung machen und dafür 50,- € kassieren?
Mit unserer Werbebanneraktion können Sie Ihre Vereinskasse aufstocken und müssen dafür „fast“ nichts tun. Sie bauen den Netxp:Verein-Werbebanner einfach nur auf Ihrer Internetseite ein. Sollte ein Besucher Ihrer Internetseite den Banner anklicken und sich daraus ein Verkauf entwickeln, erhalten Sie 50,- € Provision!
Wie Sie den Banner einbauen, erfahren Sie hier
Viel Erfolg beim Sammeln der Provisionen :-)
Freitag, 31. Juli 2015 00:00
Belegablage
In den nächsten Wochen wird ein neuer Service zur Verfügung stehen, der Belegscanner. Mit diesem zusätzlichen Service ermöglichen wir es den Vereinen auf Wunsch zu den normalen Buchungen, auch den dazugehörenden Beleg einzuscannen und mit in der Datenbank „Eigene Dateien“ abzulegen. Dies hat viele Vorteile. Zum einen wird es dadurch möglich, ein Kassenbuch mit Belegen zu drucken, zum anderen können durch umfangreiche Filtermethoden, Buchungen, die noch keinen Beleg besitzen ausgefiltert werden, um Sie im Nachgang mit Belegen ausstatten zu können.
Im Menü „Buchungen -> Journal“ können die bereits eingescannten Belege durch einen Doppelklick geöffnet werden. Bei einem Druck des Kassenbuchs mit Belegen wird die entsprechende Belegnummer automatisch auf den Beleg „aufgestempelt“. Das vermeidet Fehler und wird die Arbeit der Schatzmeister weiter vereinfachen.
Aufgrund der komplizierten und aufwendigen Vorgaben der Finanzämter wird in Netxp:Verein aber trotzdem der Originalbeleg benötigt. Diese können aber wesentlich einfacher und ohne Buchungsnummer gesammelt werden.
Für diese neue Funktion suchen wir wieder Beta Tester. Sollten Sie Interesse haben als einer der ersten diese neue Funktion zu verwenden schreiben Sie bitte eine Mail an
info@netxp-verein.de. Sie werden dann in den Kreis der Beta Tester aufgenommen.
Freitag, 31. Juli 2015 00:00
Windows 10
Seit 29.07.2015 kann jeder Benutzer von Windows 7, 8, 8.1 kostenlos auf Windows 10 updaten. Diese Updateoption kann ein Jahr lang genutzt werden. Die Funktionalität von Netxp:Verein ist hiervon nicht betroffen. Auch unter Windows 10 können Sie Netxp:Verein nutzen. Alle Funktionen wurden getestet und Netxp:Verein unter dem neuen Betriebssystem freigegeben.
Support
Mit der Online-Vereinsverwaltung arbeiten beliebig viele Nutzer gleichzeitig mit EINEM zentralen Datenbestand. Die Daten sind sicher gespeichert, Nutzerrechte aufgabenbezogen zuweisbar. Auch fixe oder altersabhängige Beiträge lassen sich bequem verwalten.
SPORT-CLUB 1920 Huglfing e. V.
Unsere alte Buchhaltung erfüllte in keiner Weise die Anforderungen, die eine moderne Vereinsbuchhaltung bieten sollte. Sie war auf vier PC's verteilt, die mit unterschiedlichen Versionen liefen. Deshalb haben wir uns Mitte vergangenen Jahres erstmals die Testversion von Netxp:Verein angesehen. Schon der erste Überblick überzeugte: - Mitgliederverwaltung und Buchhaltung in einem System - Alle D ...