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Dienstag, 26. August 2014 00:00
Der neue Email-Client ist fertig
Endlich, der neue E-Mail-Client, die mit Sicherheit größte Entwicklung 2014, ist fertig und kann ab sofort verwendet werden. Was bedeutet das für Sie und wie kann dieser neue E-Mail-Client Ihnen helfen Ihre Arbeit zu erleichtern?
Endlich auch ein Posteingang
Die größte Neuerung ist mit Sicherheit der Posteingang. Bisher waren Sie es gewöhnt in Netxp:Verein nur Mails senden zu können. Jetzt können Sie auch Mails empfangen. Der neue E-Mail-Client wird als separates Fenster gestartet und beinhaltet jetzt auch einen Posteingang und gesendete E-Mails. Das heißt für Sie, dass Sie kein separates Programm mehr brauchen um die täglichen Mailaufgaben für Ihren Verein zu erledigen. Egal ob Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen im Verein verwenden, egal ob Sie mit POP oder IMAP arbeiten, der neue E-Mail-Client beherrscht alles. Nach der Aktivierung des Clients unter ‚Verwaltung‘ -> ‚Optionen‘ -> ‚Kommunikation‘ erhalten Sie eine neue Schaltfläche im linken unteren Eck der Netxp:Verein-Maske. Mit dieser Schaltfläche starten Sie den neuen Client. Als erstes werden Sie hier aufgefordert, Ihre Mailkonten anzulegen. Sollten Sie hier nicht wissen was eingestellt werden muss, kontaktieren Sie bitte Ihren Mailprovider.
Lückenlose Nachverfolgbarkeit des Schriftwechsels
Ein fester Bestandteil des neuen E-Mail-Clients ist die Möglichkeit, E-Mails im Bezug zu Mitgliedern oder Lieferanten zu setzen. Alle E-Mails, egal ob eingehend oder ausgehend, werden anhand der entsprechenden E-Mail-Adresse mit Mitgliedern und Lieferanten verbunden. Diese Mails können dann direkt in den Details des jeweiligen Mitglieds eingesehen und durch einen Doppelklick geöffnet werden. Dies funktioniert aber nur, wenn die Mails lokal vorhanden sind oder im „Online-Speicher“ archiviert wurden.
Das Online Archiv vergisst nichts
Des Weiteren werden Sie im Assistenten gefragt, ob Sie Ihre E-Mails im Online-Speicher archivieren wollen. Was bedeutet das? Mit dem neuen E-Mail-Client können Sie ein zentrales Mailarchiv für den Verein aufbauen. Alle gesendeten und empfangenen Mails können in diesem zentralen Archiv abgelegt werden bzw. werden meist automatisch hier abgelegt. Grundvoraussetzung für dieses „Online-Archiv“ ist das Vorhandensein von ausreichendem Speicherplatz im separat buchbaren „Online-Speicher“. Alle E-Mails werden zusätzlich natürlich auch lokal, d. h. auf Ihrem PC abgelegt. In diesem Fall obliegt Ihnen die Datensicherung der vereinseigenen E-Mails, da sich diese dann nur auf Ihrem PC befinden.
Mehr Felder – Mehr Möglichkeiten
Natürlich wird dieser neue E-Mail-Client auch bei der Versendung der normalen Einzel- oder Massenemail aus der Mitgliederliste und den Dokumenten verwendet. Auch hier gibt es eine Neuerung. Früher war es nur möglich, den entsprechenden Vornamen, den Nachnamen oder die Anrede als variable Felder einzufügen. Jetzt können Sie über praktisch jedes Feld verfügen, dass in der Mitgliederverwaltung verwendet wird. Dadurch haben Sie nun die Möglichkeit, wie auch schon in den Serienbriefen, individuelle E-Mails zu versenden, die auf sämtliche im Mitglied gespeicherte Daten zugreifen.
Grundsätzlich ist dieser E-Mail-Client kostenlos und in den normalen Gebühren von Netxp:Verein bereits enthalten. Einzige Ausnahme hier ist der separat buchbare „Online-Speicher“. Dieser muss (wie bisher auch) zusätzlich bestellt werden. Das entsprechende Bestellblatt finden Sie hier.
Wir hoffen, Ihnen gefällt der neue Mail-Client und das er Ihnen hilft Zeit, Mühen und vielleicht auch Kosten für den Verein zu sparen. Freuen würden wir uns über Ihr Feedback und wenn Ihnen Netxp:Verein gefällt, auch über die ein oder andere Weiterempfehlung oder Referenz für unsere Homepage.
Viel Spaß bei der Arbeit,
das Netxp:Verein Team
Mittwoch, 23. Juli 2014 00:00
Verwaltung der erweiterten Führungszeugnisse
Mit einer Gesetzesänderung des Bundeskinderschutzgesetzes hat der Gesetzgeber am 01.01.2012 die sicher wünschenswerte Stärkung des aktiven Kinder und Jugendschutzes beschlossen. Annähernd alle Jugendämter verpflichten zurzeit alle Vereine, die in der Jugendarbeit tätig sind (Sportvereine, Betreuungsvereine usw.), eine Vereinbarung einzugehen. In dieser Verpflichtung wird kurz gesagt vereinbart, dass sich der Verein zur Überwachung der Jugendschutzauflagen verpflichtet. Diese Überwachung bezieht sich auf alle ehrenamtlich oder nebenamtlich Tätigen, die mit Jugendlichen in Kontakt treten. Eine Ablehnung dieser Vereinbarung ist nicht möglich. Folgende Personengruppen umfasst diese Verpflichtung: Die Regelung gilt für alle, laut SGB §72a Vlll:
• die das 18. Lebensjahr vollendet haben und entweder im Rahmen von Veranstaltungen der Kinder- und Jugendarbeit mit Kindern und/oder Jugendlichen mindestens eine Nacht verbringen
• oder die Aufsichtspflicht für Kinder oder Jugendliche übernehmen, auch im Vertretungsfall
• oder für Ehrenamtliche im Rahmen der offenen Kinder- und Jugendarbeit, die kontinuierlich Verantwortung in einer offenen Kinder- bzw. Jugendeinrichtung übernehmen.
• Hiervon kann abgesehen werden, wenn dies in einem begründeten Einzelfall spontan notwendig wird, um die Aufsicht sicherzustellen.
Also umfasst die Verpflichtung dadurch auch alle Jugendtrainer, Betreuer o.ä. Im Zweifelsfall steht Ihnen bei Nachfragen Ihr Jugendamt sicher gerne zur Verfügung.
Was müssen Sie als Verein machen um dieser Vereinbarung nachzukommen?
Kurz gesagt einiges, denn es muss von jedem Betreffenden ein erweitertes Führungszeugnis nach §30a Abs. 2 BZRG angefordert werden und dies muss kontrolliert, protokolliert und nachverfolgt werden. Nachdem wir aber alle in Deutschland wohnen, wird’s ab hier kompliziert.
Grundsätzlich ist es so, dass mit einem Anforderungsformular, das der Verein ausstellt, ein kostenloses Führungszeugnis bei dem entsprechenden Einwohnermeldeamt angefordert werden kann. Nun gibt es Landkreise, bei denen der Verein diese gesammelt an das Einwohnermeldeamt sendet, um für die Betroffenen das Führungszeugnis anzufordern. Bei einigen Landkreisen funktioniert dies nicht und der Betroffene muss mit dem Formular selbst zum Amt. Nachdem das Führungszeugnis angefordert wurde, wird dieses per Post an die Person gesendet, für die das Führungszeugnis ausgestellt werden muss. Nach Erhalt des Führungszeugnisses gibt es wieder zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1:
Der Betroffene legt das Führungszeugnis beim Verein vor (hier muss vom Vorstand eine berechtigte Person ernannt werden). Der Verein prüft das Führungszeugnis, indem er auf einen Eintrag in folgenden Paragraphen achtet: §§ 171, 174 bis 174c, 176 bis 180a, 181a, 182 bis 184f, 225, 232 bis 233a, 234, 235 oder 236.
Bevor Sie zählen: das sind nicht weniger als 14! Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, kann im Mitglied vermerkt werden:
- Datum der Einsichtnahme
- Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses
- Name des Prüfers (im Verein)
Mehr darf nicht gespeichert werden.
Nach der Prüfung gilt die Unbedenklichkeit als bescheinigt.
Möglichhkeit 2:
Mit dem Führungszeugnis besucht der Betroffene wieder sein Einwohnermeldeamt, legt das Führungszeugnis vor und lässt sich die Unbedenklichkeit von der Behörde durch ein Schreiben bestätigen. Mit dieser Bestätigung besucht der Betroffene seinen Verein. Dieser darf die Bestätigung kopieren (kein Original) und aufbewahren. Zusätzlich speichert er das Datum der Ausstellung und den Namen des Prüfers (im Verein). Dies wäre die einfachere und sicher auch am besten zu beweisende Vorgehensweise, wird aber nicht von allen Kommunen angeboten!
Zu allem Überfluss muss dieser Vorgang alle 5 Jahre wiederholt werden, da laut Gesetzgeber eine Neuprüfung alle 5 Jahre erfolgen muss!
Wie kann Netxp:Verein Sie unterstützen diesen verwaltungstechnischen Wahnsinn zu bewältigen?
Mit dem Update „Führungszeugnisse“ haben alle Vereine die Möglichkeit ein neues Benutzerrecht zu schalten. Die Führungszeugnisberechtigten bekommen alle ein neues Register angezeigt, mit dem die Verwaltung deutlich vereinfacht wird. Auf Knopfdruck lässt sich das Anforderungsformular für das Führungszeugnis vorausgefüllt, mit Anschreiben, für alle Betroffenen ausdrucken oder per Mail versenden. Die Daten der Prüfung inkl. Scan der von der Kommune ausgestellten Unbedenklichkeitsbescheinigung können in diesem Register hinterlegt werden. Weiterhin wird natürlich das Ablaufdatum berechnet. Mit verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten helfen wir Ihnen in Sekundenschnelle herauszufinden, wer schon ein Formular erhalten hat, die Prüfung aber noch nicht stattgefunden hat, oder wer überhaupt die Unbedenklichkeitsbestätigung braucht.
In einem separaten Schulung erklären wir die Arbeitsweise dieser Verwaltung. Die Schulung können Sie unter folgenden Link einsehen: Verwaltung von Führungszeugnissen
Ein Satz noch zum Schluss. Wieder einmal wurde Verantwortung an die Vereine abgeschoben, denn Sie als ehrenamtlich Tätige finden sicher noch ein wenig Zeit, sich diesem Bürokratiewahnsinn zu widmen. Wir versuchen Ihnen aber bestmöglich zu helfen und Sie zu unterstützen.
Bei Fragen zu diesem Prozedere können Sie sich natürlich wie gewohnt an unseren Support wenden.
Mittwoch, 23. Juli 2014 00:00
Netxp:Verein Update 23.07.2014
Liebe Netxp:Verein-Nutzer,
mit dem heutigen Update werden die Funktionen zur Verwaltung der Führungszeugnisse und Unbedenklichkeitsbescheinigungen für Personen, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, zur Verfügung gestellt.
Im Update enthalten sind:
Führungszeugnisse
• Benutzerrechte -> Benutzern kann nun ein zusätzliches Recht zur Verwaltung der Führungszeugnisse gesetzt werden, wodurch diese Zugriff auf einen weiteren Reiter in den Mitgliederdetails erhalten.
• Mitgliederdetails -> Im Reiter ‚Führungszeugnis‘ können Details zum Anforderungsformular, dem Führungszeugnis sowie der ausgestellten Unbedenklichkeit erfasst und geprüft werden.
• Mitgliederliste -> Sämtliche Felder des Reiters ‚Führungszeugnis‘ können hier abgerufen und gefiltert werden.
• Vorlagen -> Es wurde eine Vorlage für das Anforderungsformular des Führungszeugnisses hinzugefügt. Die Grunddaten zur Vereinsanschrift können in den Optionen gepflegt werden. Der eigentliche Druck findet aus dem betreffenden Mitgliedsdatensatz statt.
• Für die Prüfung der Unbedenklichkeit wurde außerdem eine Erinnerungsfunktion in den Netxp:Verein-Servern aktiviert, die die Benutzer, die für die Führungszeugnisse freigeschalten sind, zeitnah darüber informiert, dass ein neues Führungszeugnis beantragt werden muss. Hierfür muss dem Benutzer nur in den Benutzerdetails eine Emailadresse hinterlegt werden.
Sonstige Erweiterungen
• Den Vorlagen wurde eine zusätzliche Druckvorlage für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hinzugefügt, die eine gesonderte Formatierung der Beträge in 2 Spalten enthält, um besser zwischen Einnahmen und Ausgaben unterscheiden zu können.
• Zum Hilfebutton im oberen rechten Eck der Software wird sich in Kürze ein Button zum Abrufen der Webinare, die diese Seite betreffen, hinzugesellen, um es Ihnen noch einfacher zu machen, auf die Schulungen zuzugreifen.
Unter folgenden Link können Sie das Video einsehen: Verwaltung von Führungszeugnissen
Montag, 30. Juni 2014 00:00
Ihr Auftritt im Internet - Umfrage
Die Arbeiten am neuen Mailprogramm in Netxp:Verein schreiten gut voran und es dauert nicht mehr lange, bis Sie, liebe Funktionäre, mit dem neuen Programm arbeiten und Ihre Kommunikationsaufgaben noch komfortabler erfüllen können.
Jetzt ist es wieder an der Zeit, eine kleine Umfrage zu starten. In den letzten Monaten haben etliche Vereine angefragt, ob die Netxp GmbH auch das Hosting für Vereine übernehmen könnte und ob wir einen „Internetbaukasten“ für die Gestaltung der Vereinshomepage mitanbieten. Bisher bieten wir dies nur teilweise an: Hosting ja, Baukasten nein.
Wir haben uns auf die Suche nach einem geeigneten Partner gemacht, der die Funktion des Baukastens übernehmen könnte. Nach etlichen Gesprächen mit verschiedenen Kandidaten haben wir uns für die Firma Eurokompass GmbH aus Hofkirchen-Garham entschieden.
Geplant ist bisher folgende Dienstleistung: Wir bieten Ihnen ein Gesamtpaket an, bestehend aus Webseitenhosting und Internetbaukasten für Ihren Verein. Das Webhosting umfasst den eigentlichen Speicherplatz für Ihre Internetseiten und das Emailhosting mit standardmäßig 50 Emailadressen, wobei es keine Einschränkungen bezüglich der stündlich oder täglich zu versendenden Mails gibt. Vereinen, die bisher Schwierigkeiten haben, Ihre Mails an alle Empfänger innerhalb von kurzer Zeit zu versenden, könnte so geholfen werden. Außerdem ist momentan geplant, zwei verschiedene Webpakete anzubieten. Ein kleines Paket bei der Sie nach Auswahl eines fertigen Designs die Pflege der Seite selbst übernehmen wird und ein größeres Paket, bei dem Sie die Gestaltung des Designs bestimmen und die Pflege der Seite von Eurokompass nach Ihren Wünschen übernommen wird. Vor allem übernimmt hier Eurokompass die Pflege der durch den Gesetzgeber nötigen Inhalte (wie Impressum etc.). Das Füllen der Seiten würde mit einem benutzerfreundlichen Editor erfolgen. Bei der Auswahl des Designs müssten natürlich etliche zur Auswahl stehen. Preislich liegt die Planung beim kleinen Paket bei ca. 6,00 €, beim großen Paket bei 12,00 €.
Sollten Sie Interesse an einer wie oben beschriebenen Dienstleistung haben, bitte ich um eine kurze Mail an info@netxp-verein.de oder einen Anruf unter 0 87 21/50 64 8-89. Natürlich können (und sollen) Sie auch Vorschläge machen, was in diesem Paket noch beinhaltet sein sollte, damit es Ihren Anforderungen entspricht.
Donnerstag, 30. April 2015 00:00
Neue Webinare
Mit einer neuen, übersichtlicheren und strukturierteren Seite können nun die allseits bekannten und beliebten Webinaraufzeichnungen angesehen werden. Wenn der neue Webinardurchlauf beendet sein wird, werden Sie hier mehr als 300 Webinare finden.
Diese Aufzeichnungen sollen Ihnen helfen, Netxp:Verein besser verstehen zu können. Natürlich ist es aber besser „Live“ an den Webinaren teilzunehmen, um Fragen stellen zu können.
Zur Webinar-Übersicht gelangen Sie hier
Support
Mit der komfortablen Online-Vereinsverwaltung arbeiten Sie in Ihrem Verein mit beliebig vielen Benutzern und nur EINEM Datenbestand. Diese Daten werden zentral auf einem gesicherten Server gespeichert. Ihren Benutzern können Sie verschiedene Rechte zuweisen. Natürlich verwalten Sie in Netxp-Verein auch Ihre Beiträge, als fixe Beiträge oder altersabhängig dynamische Beiträge.
Taekwondo 1995 Pfaffenhofen e.V.Wir arbeiten seit Juni 2012 mit NetXP und sind wirklich mehr als begeistert. Schon die Testversion hatte uns positiv neugierig gemacht. Aber die tägliche Praxis hat uns dann restlos überzeugt: völlig unproblematischer Import unserer Alt-Daten aus bisherigen Programmen ¦ stets nicht nur äußerst kompetente, sondern auch immer sehr freundliche Unterstützung und Hilfe durch das Support-Team ¦ vorauss ...